CÔNG CỤ LÀM VIỆC | CR01-THƯ VIỆN CỘI RỄ

Thư viện Cội Rễ

Các công cụ làm việc đơn thuần chỉ là công cụ hỗ trợ chúng ta. Ví như việc phối hợp với nhau thực hiện công việc trực tuyến dễ dàng hơn. Có thể với một người sổ và bút là công cụ khiến họ thoải mái để sáng tạo nhất nhưng có những người lại thích lạch cạch bàn phím lúc suy nghĩ hơn. Không có công thức chuẩn cho tất cả mọi người. Với Thư viện Cội Rễ cũng thế, chúng ta đã trải nghiệm một vài công cụ trong suốt hành trình chúng ta đi. Sổ và bút vẫn là thứ quan trọng không thể thiếu. Ngoài ra còn một số nền tảng công nghệ giúp quá trình thảo luận và quản lý dự án online hữu ích khác. Trong khuôn khổ bài viết này, CR01 sẽ giới thiệu một cách gợi mở các công cụ và hướng dẫn các bạn sử dụng nó theo cách của 01.

Chủ đề thảo luận này không dừng lại ở việc cung cấp thông tin. Tại thời điểm này có thể các công cụ Trello, Jamboard, Zalo, Padlet, Google Drive,... là những công cụ phù hợp. Tuy nhiên trong bất kỳ thời điểm nào khi nhận thấy có những công cụ khác hợp lý hơn, dự án sẵn sàng lắng nghe ý kiến từ mọi người. Chúng ta sẽ dùng thử, nếu thấy thích thì sẽ đưa vào sử dụng. Chỉ đơn giản như vậy thôi.

Hà Te

THÔNG BÁO TỚI CỰU THÀNH VIÊN CR01: VỀ NHÂN SỰ VÀ CÁC KÊNH NỘI BỘ

Người đại diện dự án hiện giờ là Ma Hằng cùng nhóm Core Team: Ma Hằng (ver 13) - Na (Ngọc Anh ver 15) - Quắn (Nhật Hạ ver 15)

Các bạn đảm nhận vai trò điều phối trong các mảng công việc chính yếu của dự án. Về cơ cấu tổ chức mới nên dành để các bạn trình bày chi tiết trên forum thì hơn nên mình không bàn tới trong bài viết này.

Vẫn có thể dễ nhận ra cơ cấu tổ chức này không bền vững. Nên trong hành trình của mình với Sông Mã, Hà Te đã nghĩ rằng cần phải đồng thuận thay đổi mô hình tổ chức Sông Mã hay Thư viện Cội Rễ. Được sự đồng tình của một số anh chị lớn, hành trình này vẫn đang tiếp tục dưới sự khởi xướng của một nhóm nhỏ các bạn (Hà Te, Hiền Tỏi, Học) trước khi để toàn bộ Sông Mã tham gia. Ban Đại Diện hiện giờ có chị Thu Trần (Ỉn) làm trưởng Thôn đã ngỏ ý không tham gia trực tiếp mà đứng ở vai trò hỗ trợ.

Câu trả lời vẫn chưa sáng tỏ nên xin phép để ngỏ.

Trước mắt, nhận thấy việc tổ chức các nhóm facebook (Sông Mã - Gia Đình Tình Nguyện & Thư viện Cội Rễ), nhóm chat Zalo làm việc (6), nhóm chat Gieo Hạt Giống và cả diễn đàn Sông Mã (Forum). Tất cả những kênh này có sự trùng lắp nhất định gây choáng ngợp cho các mới hay hoang mang cho các bạn cựu thành viên khi quan tâm tới dự án. Để thuận tiện sẽ cần sắp xếp lại như sau:

Trực tiếp đăng tải thông báo, thông tin dự án trên Forum.
Trong trường hợp cần công bố toàn Thôn sẽ gắn link Forum trên trong bài viết Group Sông Mã Gia Đình Tình Nguyện.
Một số thông tin vẫn còn giá trị từ Group Thư viện Cội Rễ sẽ được biên tập và đăng trên Forum.

Tóm lại: Kênh nội bộ hiện giờ có

Forum
Group "Sông Mã - Gia đình Tình Nguyện"

Kênh truyền thông gồm có:

Fanpage Facebook: Tình Nguyện Sông Mã, Thư viện Cội Rễ
Instagram: Thư viện Cội Rễ (mới đi vào hoạt động)
Website: Tình nguyện Sông Mã

Vậy, kể từ giờ nhà mình muốn theo dõi các thông tin về dự án thì có thể chủ động truy cập Forum, kênh Trello & Drive của dự án để nắm bắt. Không gian trò chuyện trên Forum cũng đủ ấm áp và cởi mở tới tất cả chúng mình với phần Chat Forum và Padlet (tâm sự ẩn danh) cùng các thread chia sẻ đa dạng.

Mong rằng các bạn thành viên CR01 sẽ tiếp nối việc đăng tải đều đặn các bài viết thông tin, tài nguyên dự án, tâm sự dự án trong thời gian tới.

Thư viện Cội Rễ

TỔNG QUAN CÁC KÊNH LÀM VIỆC

Dự án Thư viện Cội Rễ đã thống nhất 03 nhóm chức năng bao gồm 04 kênh làm việc chính.

Chức năng thảo luận: Zalo (thành viên đang hoạt động)
Chức năng triển khai công việc & theo dõi tiến độ: Trello, Google Calendar
Chức năng lưu trữ: Drive

Nhóm kênh bổ trợ: Mural, Jamboard, When2meet

Sơ đồ hệ thống lưu trữ: Link
Sơ đồ lưu trữ ảnh: Link

Sơ đồ sẽ được cập nhật 03 tháng/lần.

Mọi thắc mắc về vấn đề kỹ thuật vui lòng liên hệ nhân sự phụ trách đối nội để được giải đáp!

Thư viện Cội Rễ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG DRIVE GOOGLE

Drive là kênh lưu trữ chính thức của dự án Thư viện Cội Rễ.

Email chính thức dự án: thuviencoire.songma@gmail.com
Tài khoản thành viên:
Thành viên dự án khi tham gia sẽ đăng ký thông tin nhân sự trong đó bao gồm 01 email cá nhân.
Người chịu trách nhiệm có quyền và nghĩa vụ cho phép tài khoản của thành viên có quyền chỉnh sửa/ nhận xét/ xem tùy vào quy định của mỗi dữ liệu.
Truy cập và sử dụng: Tham khảo Sơ đồ lưu trữ của hệ thống lưu trữ dự án.
Quy tắc sử dụng:
Sử dụng 01 email cá nhân đã đăng ký để thực hiện công việc dự án. Không chia sẻ dữ liệu với người không có quyền hạn hoặc sử dụng dữ liệu vào mục đích cá nhân khi chưa được cho phép.
Chuyển quyền sở hữu: Tạo file (tất cả các tài khoản của google như: docs, sheets, forms,...) và chia sẻ quyền sở hữu cho email dự án thuviencoire@tinhnguyensongma.org. Trong TH sử dụng các nền tảng khác thì cần copy link vào docs google bao gồm cả tài khoản đăng nhập (nếu có).
Đặt tên file:
Đặt tên folder con theo cú pháp: YYYYMMDD_CR0x_Mảng (Ví dụ: 20220504_CR01_Nhân sự)
Đặt tên tài liệu chi tiết theo cú pháp: YYYYMMDD_CR0x_Mảng_Tên tài liệu
(Ví dụ: 20220504_CR01_Nhân sự_Danh sách nhân sự)
Đặt tên tài liệu share bên ngoài nội bộ: [Thư viện Cội Rễ] - tên tài liệu"

Bài tập thực hành: Truy cập vào folder nhân sự năm 2022 > Mục nhân sự và đời sống > Thực hành sử dụng kênh làm việc
Yêu cầu 1: Tạo một Folder theo đúng cú pháp với tiêu đề là "Họ và tên" của bạn.
Yêu cầu 2: Chuyển quyền sở hữu sang cho email chính thức của Thư viện Cội Rễ thuviencoire.songma@gmail.com

Thư viện Cội Rễ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ZALO WEB

Sử dụng trao đổi nhanh bằng tin nhắn về công việc.

Thành viên sử dụng tài khoản cá nhân (khuyến cáo nên dùng duy nhất 01 tài khoản)
Tài khoản sẽ được thêm vào box chat dự án và mọi người có quyền tương đương nhau: chat và sử dụng các tính năng khác như tạo bình chọn, call video,... của facebook.

Trách nhiệm: Linh hoạt kiểm tra, xác nhận thông tin, tương tác với các thành viên nhằm đảm bảo luồng thông tin được diễn ra xuyên suốt và cởi mởi giữa các thành viên.

Bài tập thực hành:
Yêu cầu 1: Tạo thẻ cho các box Zalo của dự án Thư viện Cội Rễ: Màu sắc tùy ý, đặt tên tùy ý (Gợi ý: CR01, Thư viện Cội Rễ, TVCR,...). Sau đó chụp màn hình hiển thị của Zalo khi truy cập vào thẻ đã tạo vào nhóm CR01 Thư viện Cội Rễ.
Yêu cầu 2: Tạo nhắc hẹn: Tên nhắc hiện - Tên bạn, thời gian vào lúc 24h sau đó.
Yêu cầu 3: Tạo công việc:

Tiêu đề: Tên - TH Zalo (VD: Hà Te - TH Zalo). Nội dung: Món ăn bạn yêu thích nhất
Gắn 03 thành viên vào công việc đó.
Thời hạn sau 24h kể từ lúc tạo.
Thêm người theo dõi: Người phụ trách nhân sự dự án lúc bấy giờ.

Yêu cầu 4: Tạo bình chọn

Đặt câu hỏi bạn muốn tìm hiểu về mọi người.
Đưa ra các đáp án trong đầu bạn.

Thư viện Cội Rễ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TRELLO

Chức năng
Giao diện chung, giao diện trello dự án

Bài tập thực hành: Yêu cầu truy cập Trello dự án Thư viện Cội Rễ và hoàn thành các thao tác sau:

Yêu cầu 1: Tạo danh sách mới có tiêu đề là Họ và tên
Yêu cầu 2: Tạo các thẻ là những điều bạn muốn đưa vào trong cuộc sống của mình hiện tại (Tối thiểu 3, Tối Đa 10)
Yêu cầu 3: Hoàn thiện các thẻ với đầy đủ các thông tin sau:

Viết mô tả: Dòng suy nghĩ của bạn về điều này. Gợi ý: Tại sao bạn nghĩ nó cần thiết trong cuộc sống của bạn?
Thêm 5 thành viên bất kỳ vào thẻ.
Gắn nhãn thực hành cho thẻ.
Thêm ngày hết hạn: (Tùy ý) - Thiết lập nhắc nhở (Trước 1 giờ)
Tạo danh sách việc cần làm: Đặt tên danh sách là tên của thẻ
Đính kèm các đường dẫn (link) sau vào thẻ: 01 Hình ảnh bạn yêu thích, Drive thực hành của bạn.
Thêm ảnh bìa: tương ứng với nội dung thẻ (Bạn có thể nhập từ khóa bằng tiếng Việt/tiếng Anh để tìm kiếm)
Thêm comment cảm xúc của bạn sau khi hoàn thành công việc trên!

Thư viện Cội Rễ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG GOOGLE CALENDAR

1. Chức năng thông báo
Người phụ trách thông báo có trách nhiệm tạo lịch bao gồm đầy đủ các thông tin (Tên sự kiện, mô tả nội dung, thời gian, người tham dự,...) và gửi thông báo đến nhân sự có liên quan thông qua thông báo của Calender qua email.

2. Trách nhiệm của nhân sự dự án:
Có trách nhiệm truy cập email thường xuyên để cập nhật thông tin. (Gợi ý: Nên cài đặt nhận thông báo về điện thoại/laptop từ email để tránh bỏ xót thông tin).

Thư viện Cội Rễ

GIỚI THIỆU NHÓM KÊNH BỔ TRỢ

Ba kênh chính được giới thiệu trong hệ thống làm việc của dự án Thư viện Cội Rễ bao gồm

1. Mural: Nền tảng tương tác trực quan giúp các ý kiến được đưa ra đồng thời và hỗ trợ đưa đến thống nhất chung thông qua các góc nhìn/ý kiến của cá nhân.
2. Jamboard: Nền tảng ghi chú cá nhân/nhóm.
3. When2meet: Tổng hợp thời gian rảnh của nhóm. Hỗ trợ chốt lịch có thể tổ chức công việc/gặp gỡ dự án.

Ngoài ra trong video cũng giới thiệu

Mailtrack: Kiểm tra email đã gửi đã được người nhận mở xem.
Google Keep: Ghi chú

Thư viện Cội Rễ

HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH

Video này sẽ hướng dẫn bạn thao tác thực hành các bài tập trong nội dung về Drive, Trello, Zalo.

Bạn không bắt buộc cần phải xem nó. Nếu gặp khó khăn trong khi thực hiện, hãy mở video để được xem hướng dẫn.